Genereren servicemeldingen via e-mail

Meer over mailarchivering ...

De Prodin|MailArchiver biedt u de mogelijkheid om servicemeldingen te genereren op basis van ontvangen e-mail. Uitgangspunt is dat u één e-mailadres hiervoor reserveert (bv. helpdesk@uwdomein.nl). Prodin verwerkt alle mail die in de Inbox van het betreffende e-mailadres wordt ontvangen.

De Prodin|Mailarchiver genereert de servicemelding zoals onderstaand beschreven en neemt de e-mail (uitsluitend) in het dossier van de melding op. De e-mail wordt dus niet in andere dossiers opgenomen. Prodin verplaatst de e-mail naar de 'Processed'-map in de IN-box, indien Prodin geen servicemelding kan genereren wordt de e-mail naar de 'Unprocessed' folder verplaatst.

Rubriek	Toelichting
Meldingsnr.	Automatische toekenning conform het handmatig aanleggen van een nieuwe melding.
Installatie-adres	Prodin bepaalt het installatie-adres op basis van de afzender van de e-mail volgens het onderstaande stappenplan (zodra een installatie-adres is bepaald, wordt het stappenplan beëindigd): Relatie waar de betreffende contactpersoon actief is. Prodin hanteert de eerst gevonden relatie, dus als een contactpersoon bij meerdere relaties actief is, gebruikt Prodin de eerste relatie (= laagste relatienummer). Indien het e-mailadres bij meerdere contactpersonen is vastgelegd, voert Prodin deze stap voor de eerstgevonden contactpersoon (= laagste contactpersoonnummer) uit. Indien geen relatie gevonden wordt, dan voert Prodin deze stap voor de eerstvolgende contactpersoon uit. Relatie met het betreffende algemene e-mailadres. Relaties waarvan het domein van de website overeenkomt met het domein van het betreffende e-mailadres (bv. www.klant.nl en piet@klant.nl). Het betreffende domein kan bij meerdere relaties zijn vastgelegd. Prodin gebruikt de eerstgevonden relatie (= laagste relatienummer). Indien er geen installatie-adres bepaald kan worden dan gebruikt Prodin de 'algemene' relatie. In de configuratie van de Prodin\|Exchange Connector is de 'Medewerker Prodin mailbox' vastgelegd. In de stamgegevens van de medewerker is een vestiging vastgelegd, in de stamgegevens van de vestiging is de relatie vastgelegd die Prodin hiervoor gebruikt.
Contactpersoon	Indien het installatie-adres bepaald is op basis van het netwerk van een contactpersoon, gebruikt Prodin deze contactpersoon. In alle andere gevallen vult Prodin geen contactpersoon in.
Klant	De klant is gelijk aan het installatie-adres. Indien het installatie-adres geen debiteur is, gebruikt Prodin de 'algemene' relatie (zoals toegelicht bij het installatie-adres).
Contactpersoon	Gelijk aan de contactpersoon van het installatie-adres.
Omschrijving	Het onderwerp van de e-mail
Status	Conform de instelling bij de configuratie van de Prodin\|Exchange Connector. Meer ...
Notitie	De bodytext van de e-mail wordt als notitie aan de melding toegevoegd, de notitie wordt gemarkeerd als 'Niet gelezen'. Aangezien de notitie automatisch gegenereerd is, wordt de kolom 'Gemaakt door' niet gevuld.

Alle overige rubrieken van de servicemelding wordt gevuld met default waarde die Prodin bij het handmatig aanleggen van een servicemelding gebruikt. Prodin legt de servicemelding altijd aan op de vestiging die is vastgelegd bij de 'Medewerker Prodin mailbox' in de configuratie van de Prodin|Exchange Connector.

Houdt u er rekening mee dat Prodin een nieuwe servicemelding genereert voor alle e-mail die op het betreffende e-mailadres wordt ontvangen. Indien u in het onderwerp van de e-mail een tag met het meldingsnummer gebruikt (bv. (#ca12345)) dan voegt Prodin de e-mail toe aan het dosier van de betreffende melding. In de praktijk kunt u dit prima initiëren door de klant een notificatie vanuit de melding te sturen met de tag automatisch in het onderwerp.

Activeren functionaliteit

De functionaliteit activeert u in de configuratie van de Prodin|Exchange Connector. Voorwaarde om de functionaliteit te kunnen activeren, is dat deze is opgenomen in uw Prodin licentie. Tevens moet u beschikken over een licentie voor de Prodin|Exchange Connector.